Sociaal werkers, jongerenwerkers, opbouwwerkers, welzijnswerkers en andere sociale beroepsgroepen registreren het eigen werk en rapporteren erover naar de opdrachtgevers. Als lokale aanbieders van het (sociaal) welzijnswerk hebben deze organisaties ook vaak te maken met een gemeente als opdrachtgever.

Vanuit deze relatie dienen de welzijnsorganisaties zich ook jaarlijks te verantwoorden over het verrichtte werk. Met het registratiesysteem DAS helpt DA Systems diverse organisaties met het in kaart brengen van de resultaten.

Vanuit deze samenwerking ondersteunen wij organisaties in het verantwoorden over de resultaten naar de opdrachtgevers. Een van de kernfuncties van registratiesysteem DAS is een uitgebreide module voor rapportagedashboards met flexibel in te stellen grafieken, diagrammen en tabellen met uitkomsten. Technisch gezien lukt het dan ook altijd om de gewenste resultaten in te richten en te tonen op aparte dashboards.

Organisatorisch gezien is het echter soms lastig om tot een gewenste samenstelling van de grafieken met uitkomsten te komen. De redenen hiervoor kunnen heel divers zijn, maar de meest voorkomende zijn vaak dat de opdrachtgever de verantwoordingseisen onduidelijk formuleert of dat de eisen steeds veranderen (bij verandering of totstandkoming van nieuw gemeentelijk beleid). In sommige gevallen zijn er helemaal geen eisen en is het dus aan de welzijnsorganisatie zelf om een passend model te komen om zich voor de verkregen subsidie te verantwoorden.

De branchevereniging Sociaal Werk Nederland heeft het voortouw genomen om de sociaal werk en welzijnsorganisaties te helpen om de meetbaarheid van de inzet te structureren. In de loop van de afgelopen jaren heeft de brancheorganisatie ook een pilot georganiseerd om tot een landelijk KPI-model voor het sociaal werk te komen. Naast eigen expertise, heeft Sociaal Werk Nederland ook diverse aanbieders van sociaal en welzijnswerk, gemeenten en softwareleveranciers gesproken. DA Systems mocht hier ook een bijdrage aan leveren en we zijn dan ook blij dat er nu een resultaat ligt. Het KPI-model is tot stand gekomen en uitgebreid gedocumenteerd door Sociaal Werk Nederland. Er zijn ook handvatten voor welzijnsorganisaties die met het nieuwe model willen starten.

Lees hier de volledige handleiding van het KPI-model van Sociaal Werk Nederland of bekijk hier de interactieve infographic van het model.

Als leverancier van een registratiesysteem voor welzijnsorganisaties, kunnen we organisaties ondersteunen met de transitie naar het nieuwe KPI-model. Het registratiesysteem DAS heeft alle tools en functionaliteit om de verschillende lagen van het KPI-model meetbaar te maken. Het nieuwe KPI-model heeft 3 lagen gekregen waarlangs organisaties de meetlat kunnen leggen. Zie hieronder een beknopte beschrijving van deze lagen:

1. Impact KPI’s – “De impact KPI’s geven outcome aan en zijn de bovenste laag in het model. Denk aan vragen zoals: Welk effect wil je bereiken met je dienstverlening? Waarom doe je wat je doet? Wat is je impact?”
   
2. Activiteiten KPI’s – “De activiteiten KPI’s leiden tot output en zijn de middelste laag in het model. Deze indicatoren gaan over de manier waarop je activiteiten doet, waarmee je de output wilt bereiken. Dit gaat over aantallen, bereik, wachttijden, enzovoort.”
3. Kwaliteit KPI’s – “Om bovenstaande processen goed uit te voeren, heb je een bepaalde kwaliteit medewerkers nodig. Dat wordt gemeten met de kwaliteit KPI’s, de onderste laag van het model. Deze indicatoren gaan bijvoorbeeld over de opleiding van medewerkers, of zij zich verder (kunnen) ontwikkelen, en over medewerkerstevredenheid”

Tevens zijn er ook door Sociaal Werk Nederland een zestal stappen opgesteld voor organisaties welke met het KPI-model willen starten. Bekijk alle 6 stappen en bijbehorende adviezen in de handleiding van het KPI-model. In stap 4 worden organisaties erop gewezen dat de registratieprocessen hierop ingeregeld moeten worden en dat organisaties dit onderwerp met hun softwareleverancier tijdig ter sprake moeten brengen. Ook krijgen de organisaties een tip mee, alvorens grote wijzigingen aan het registratiesysteem aan te brengen, om mogelijk eerst met een Excel-bestand te starten om flexibel de nieuwbepaalde velden te registreren.

Zeker een mogelijke, tijdelijke oplossing, maar vereist ook weer extra aandacht indien er persoonsgegevens in worden vastgelegd. Je wilt dat type gegevens immers goed hebben beveiligd en geen rompslomp met het rondmailen naar collega’s.

DA Systems kan organisaties op dit vlak ondersteunen. Het registratiesysteem DAS bestaat uit verschillende modules en is per organisatie op maat in te richten. Vanuit de beheerderstool kunnen nieuwe modules, met bijbehorende labels, snel worden ingericht. Onder andere ook modules om de 3 lagen van het KPI-model te registeren en de uitkomsten ervan te meten. Deze modules maken het mogelijk om de voortgang rondom individuen en gezinnen, activiteiten en medewerkers in kaart te brengen. Er is ook een tool om interne en externe tevredenheidsonderzoeken uit te zetten.

Lees in dit artikel alle ins- en outs- van het KPI-model van Sociaal Werk Nederland.

Vrijblijvend adviesgesprek of een testomgeving?

Wil je hier meer over weten en/of het registratiesysteem DAS uitproberen? Maak nu een afspraak voor een oriënterend gesprek en vrijblijvend advies!